Zálohová faktura, neboli proforma faktura je pokyn k úhradě budoucího plnění.
Pokud ze strany zákazníka nedojde k úhradě, dodavatel se prostě zdrží plnění a vystavenou zálohovou fakturu může odstranit nebo ignorovat. Není totiž účetním dokladem a případnou daňovou kontrolu vůbec nezajímá.
To ale nelze říct o faktuře, která by měla být dokladem o již uskutečněném plnění. Při jejím předčasném vystavení a následném zjištění, že k plnění nedojde, je nutné ji stornovat. Mnohé firmy proto zavedly systematické opatření v podobě vystavování zálohových faktur. Obchodní případ pak probíhá například takto: Zákazník posílá objednávku – dodavatel posílá zálohovou fakturu – zákazník zaplatí – dodavatel plní objednávku a vystavuje fakturu.
Je to sice o něco složitější, ale vyhneme se řešení nepříjemných situací. S aplikací Mobilní Faktury to zabere jen pár vteřin navíc.
Postup: V seznamu faktur otevřeme zálohovou fakturu, která byla uhrazena, a v pomocném menu zvolíme „Kopírovat fakturu“. Tím se vygeneruje identická kopie, u které následně změníme typ dokladu na „Faktura“. Dále k této nově vytvořené faktuře zaevidujeme uskutečněnou úhradu (v pomocném menu zvolíme „Úhrada“). Tím je faktura připravena k vygenerování PDF a odeslání.